Politique de confidentialité

Nous reconnaissons l’importance de la confidentialité des informations personnelles et nous nous engageons à traiter ces informations, que nous collectons, utilisons ou divulguons de manière responsable et uniquement dans la mesure raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Nous apprécions la confiance de ceux avec qui nous traitons et reconnaissons que le maintien de cette confiance exige que nous ayons une politique claire sur l’utilisation des informations qui sont partagées avec nous.

Introduction et responsabilité

Cette politique de confidentialité régit notre traitement des « informations personnelles ». Les informations personnelles désignent toute information sur une personne identifiable, qu’il s’agisse d’un client, d’un donateur, d’un bénévole, d’un membre du personnel ou d’une autre personne avec laquelle nous sommes engagés. Les informations peuvent inclure l’âge, le sexe, la religion, l’origine ethnique, la situation familiale, les affiliations politiques, la santé, l’adresse personnelle, l’adresse courriel et le numéro de téléphone personnel. Outre les faits concernant ou liés à l’individu, cela peut également inclure les opinions ou les croyances de l’individu, ou toute information relative à une famille d’accueil ou à un Chien-Guide qui lui est associé. Les informations personnelles n’incluent pas les informations commerciales telles que le nom, le titre, l’adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation.

Notre responsabilité en matière d’informations s’étend au-delà des informations en notre possession ou sous notre contrôle, aux informations auxquelles des tiers peuvent avoir accès. Cela inclut les personnes agissant en notre nom, telles que les bénévoles, les comptables, les conseillers en technologie de l’information, les nettoyeurs, les banquiers ou autres. Nous restreindrons l’accès à ces tiers autant que raisonnablement possible et leur demanderons l’assurance qu’ils respectent les principes de confidentialité appropriés.

Les Chiens-Guides de la Fondation des Lions du Canada est membre du Centre canadien de philanthropie et de l’Association of Fundraising Professionals. Nous adhérons aux directives de confidentialité de ces organisations et nous nous engageons à protéger la confidentialité des informations personnelles de nos donateurs, clients et bénévoles.

Informations collectées

La vie privée de nos utilisateurs est importante pour nous. Les Chiens-Guides de la Fondation des Lions du Canada ne recueillent aucun renseignement personnel sur les utilisateurs, sauf ceux qui nous sont sciemment et spécifiquement fournis par l’utilisateur. Parfois, nous pouvons leur demander de nous fournir volontairement des informations personnelles, telles que l’adresse courriel et l’adresse postale, à des fins telles que nous rendre visite ou correspondre avec nous ou faire un don. Cependant, lorsque cela est possible, une option permettant de rester anonyme sera offerte à ceux qui souhaitent préserver leur droit à l’anonymat. Nous ne divulguerons aucune information personnelle sur les utilisateurs à des tiers.

Nous ne vendons pas notre liste de donateurs, ni n’échangeons ni ne la partageons avec d’autres. Nous honorerons les demandes des donateurs à rester anonyme par rapport à :

Être publiquement identifié comme un partisan de l’organisation ; et ou
Faire divulguer publiquement le montant de leur contribution

Ces informations peuvent être consultées sur demande afin de s’assurer qu’elles sont correctes et à jour.

Nous pouvons demander aux clients, au personnel ou à d’autres personnes de fournir des références personnelles afin de vérifier leur aptitude en tant que client, famille d’accueil ou membre du personnel.

Ceux-ci resteront privés et confidentiels comme promis à la personne fournissant la référence.

Informations automatiques

Certaines applications de site Web peuvent invoquer une fonction automatique standard trouvée dans le logiciel de navigateur Web appelée « cookies ». Nous n’utilisons ni ne partageons les informations transférées via les cookies. Bien que la plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les cookies, les particuliers peuvent modifier la configuration de leur navigateur pour éviter que cela ne se produise.

Pourquoi nous recueillons des informations

Les principaux objectifs pour lesquels nous collectons, utilisons et divulguons des informations personnelles sont de servir nos clients ou clients potentiels ou de communiquer avec des clients ou donateurs potentiels ou d’autres publics impliqués dans nos services.

Par exemple, nous collectons, utilisons et divulguons principalement des informations personnelles pour :

Évaluer les besoins potentiels des clients en matière de Chiens-Guides tout au long de leur processus de candidature
Maintenir le contact avec nos utilisateurs de chiens guides afin de s’assurer que l’équipe fonctionne toujours bien
Traiter les transactions liées aux dons

Nous utilisons également ces informations pour :

Communiquer de façon continue avec les clients, les bénévoles et les donateurs
Fournir des envois, des opportunités de dons ou des invitations à des événements
Communiquer avec des publics spécifiques sur la Fondation, y compris les clubs de Lions, les bénévoles et autres
Pour évaluer la performance de nos services
Faire rapport aux autorités réglementaires requises

Consentement

En règle générale, toutes les informations personnelles sont conservées dans la plus stricte confidentialité et nous obtiendrons le consentement, explicite ou implicite, pour utiliser ou divulguer des informations personnelles sur un individu, sauf autorisation ou obligation contraire de la loi. À condition que nous en soyons informés, une personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable.

Sauvegarde

Nous prendrons les mesures appropriées pour nous assurer que des garanties adéquates sont en place pour protéger les informations personnelles que nous obtenons. Nos garanties incluent :

Le personnel et les bénévoles devront signer une déclaration avant de participer avec nous, indiquant qu’ils respecteront notre politique de confidentialité, à la fois dans leur rôle ou par la suite.
Nous nous efforcerons également de nous assurer que les sous-traitants tiers connaissent et respectent notre politique de confidentialité, comme condition d’engagement continu.
Veiller à ce que les informations papier soient stockées dans un endroit surveillé ou sécurisé avec un accès restreint aux bureaux.
Les informations électroniques sont également sécurisées avec un accès restreint à des tiers et par l’utilisation de mots de passe.
Utilisation du logiciel Secure Sockets Layer (« SSL »), qui crypte les informations que vous saisissez lors d’une transaction en ligne. Nous utiliserons le numéro de carte de crédit uniquement pour traiter votre paiement et ne l’utiliserons pas à des fins de marketing.
Pour des raisons de sécurité, les informations de carte de crédit ne sont pas stockées sur notre serveur Web. Nous conserverons les informations de commande pour nos dossiers, mais ces informations ne seront jamais partagées avec des tiers.

Rétention

Nous conservons une quantité limitée d’informations à titre de référence historique dans le service de nos clients et donateurs. Normalement, nous fermons les dossiers des clients après qu’aucun autre service n’est prévu et par la suite, le dossier est généralement détruit après sept (7) ans.

Les dons et les renseignements financiers sont conservés sur papier, comme l’exige Revenu Canada, pendant sept (7) ans, puis détruits. Afin de reconnaître l’historique total des dons des donateurs, nous conservons électroniquement tous les dossiers de dons historiques, bien que certains fichiers puissent être supprimés s’ils datent de plus de sept (7) ans et qu’il n’y ait pas de relation continue.

Ouverture et partage d’informations

À quelques exceptions près, nous donnerons accès aux renseignements personnels sur demande à l’individu. Les exceptions peuvent inclure des informations contenant des références à d’autres personnes ou contenant des informations commerciales confidentielles lorsque ces informations ne peuvent pas être séparées.

Nous respectons la vie privée de nos donateurs. Les dossiers des donneurs sont gardés confidentiels dans la mesure du possible. Les donneurs ont le droit de consulter leur propre dossier de donneur et de contester son exactitude.

Correction des informations

À la demande de l’individu, nous fournirons l’accès à certaines informations, telles que les coordonnées, les informations de transaction et les informations de compte de carte de crédit, et la possibilité de les corriger. Si, à tout moment, quelqu’un souhaite accéder ou mettre à jour des informations ou cesser de recevoir des communications de la Fondation, la Fondation doit être contactée par courriel à l’adresse suivant : bcrandell@dogguides.com ou par courrier postal à :

Beverly Crandell

Responsable de la confidentialité

Chiens-Guides de la Fondation des Lions du Canada

152 rue Wilson, Oakville, ON L6J 5E8

Idéalement, les anciennes et les nouvelles coordonnées doivent être fournies afin que nous puissions apporter les corrections appropriées. Si vous avez des commentaires ou des préoccupations concernant cette politique de confidentialité, veuillez nous contacter.

Si quelqu’un pense qu’il y a une erreur dans les informations personnelles que nous avons, il a le droit de demander qu’elle soit corrigée. Si nous convenons qu’il y a une erreur, elle sera corrigée. Si nous ne convenons pas qu’une erreur a été commise, nous inclurons dans notre dossier une brève déclaration de votre part sur ce point et l’incluons avec les informations lors de son utilisation.

De plus amples informations sur la confidentialité et les droits en matière de renseignements personnels peuvent être trouvées sur le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à www.provcom.gc.ca

Notre politique : Nous examinerons et révisions de temps à autre nos pratiques de confidentialité et cette politique de confidentialité.